E-mailekért a bíróság előtt?

Emailekért bíróság előtt
Több szerződés születik ma emailben, mint papíron?

Gyanítom, a legtöbb cégvezető nincs tisztában vele, hogy milyen hurokba dugta a fejét az elmúlt év e-mailezése miatt. Könnyen előfordulhat ugyanis, hogy valaki egy olyan e-mail miatt hívja a bíróság elé, amiről ő nem is tud. Vagy éppen olyan e-mailek menthetnék meg egy ilyen helyzetben, amiket el kellett volna tenni, de az alkalmazottak már törölték a saját levelesládájukban lévő példányt.

 

 

 

 

 

 

 

Szerződések e-mailben

 

Nem tudom, hogy nálatok mi a szokás, de saját tapasztalatom, hogy a kommunikáció elsődleges formája a cégek közt jelenleg az e-mail:

  • E-mailben kérnek ügyfeleink ajánlatot és mi is beszállítóinktól.
  • Mi e-mailben adunk ajánlatot, és mi is így kapjuk.
  • E-mailben érkezik a megrendelés, vagy elutasítás.
  • E-mailben egyeztetjük a szerződést és e-mailben módosítjuk is azt.
  • E-mailben kapjuk a (szerencsére elenyésző) garanciális kifogásokat és így jelezzük mi is.

A megállapodásaink elsősorban e-mailben öltenek szöveges formát. Ehhez képest az aláírt, céges pecséttel ellátott formalizált szerződések csak jóval később születnek meg. Amikor mi (a bizalom jegyében) már sokszor meg is kezdtük a projekteket.

Elvileg ugye erre sem lenne szükség, hiszen szerződést szóban is lehet kötni. Sőt ráutaló magatartással is, mint amikor felszállunk a villamosra. A (cégszerűen) aláírt szerződésre mindössze megszokásból (na jó és adó visszaigénylés + bírság elkerülés miatt) van szükség.

 

Miért más az e-mail?

 

Az még mindenkinek ott van a fejében, hogy ha egy faxon megrendel egy munkát az asztalostól, akkor az “meg van rendelve”. Olyannyira, hogy az egy szerződés, amivel perelni lehet a bíróságon. Nos az e-mail pont ilyen, csak…:

  • Sokkal könnyebb elküldeni, mint a faxot. Nem kell várni, hogy a másik fax “visszacsipogjon”. Nem kell érteni a fax kezeléséhez. Ahhoz kell csak érteni, amit amúgy is mindenki egész nap csinál az irodában. Ezért sokkal több szerződés is jön létre, mint a levél és a fax korszakban.
  • Mindenki elküldheti. Mivel e-mailje mindenkinek van, és mindenki használja is, az e-mailes megállapodások nem fognak átmenni a faxok mellett ülő titkárnők kezén. Ezért fű-fa-virág, mindenki fog (akár tudatában van ennek, akár nem) kötelező ajánlatokat és szerződés értékű megrendeléseket küldeni a cégnél. A portás éppen úgy, mint a vezérigazgató. Az már csak belső ügyrend kérdése, hogy a titkárnő festéket rendel-e a nyomtatóba, vagy vesz egy új telephelyet.
  • Nincs lefűzve a titkárságon. Mivel nem kell kinyomtatni a faxoláshoz, vagy postázáshoz, nincs belőle lefűzött másolat. Így előfordulhat, hogy a cégnek olyan kötelezettsége van, amiről a cégvezetés nem is tud. Sőt, ha ezért valaki beperli, az is előfordulhat, hogy a felperestől kell kikunyerálni, hogy mi is a kötelezettség, amiért helyt kell állni. Ez csak akkor vicces, ha valaki meséli. Hidd el, átélni nem szeretnéd!

 

Mit lehet tenni?

 

Látszik, hogy nem fogjuk megúszni, hogy a témával kezdjünk valamit a cégnél.

Persze ha a kollégák a saját hotmail-es, gmail-es, vagy freemailes fiókjaikból intézik a céges ügyeket, akkor nincs mit tenni, mint imádkozni. Ezek felett minimális ráfordítás mellett céges felügyeletet gyakorolni nem lehet. De komoly cégek azért ezen a szinten túl vannak.

A céges felügyelet alatt lévő (akár nálunk futó, akár szolgáltatásként vett) levelezés mellett ennél jobb esélyeink vannak. A legelterjedtebb Exchange-el például több módon is meg tudjuk oldani ezt a helyzetet. Az Exchange 2010 kifejezetten támogatja ilyen megoldások kialakítását.

 

Ilyen egyszerű?

 

Ez azt jelenti, hogy elég telepítenem egy Exchang-et, és ez a helyzet meg is oldódik?
A helyzet sajnos nem ilyen egyszerű…

Mint mondtam, a fent említett Exchange az egyik legelterjedtebb csoportmunka és levelező megoldás. Jó eséllyel nálatok is ez van. Ha így van, kérd meg az informatikusokat, hogy mondják meg milyen megállapodásokat kötött a cég tavaly e-mailben. Kaptál értékelhető választ, vagy csak magyarázatot?

 

Telepíteni nem elég!

 

Saját tapasztalatunk az, hogy a cégek jó része telepíti a rendszereket, és nem bevezeti azokat. Így lesz egy csoportmunkarendszerből levelező rendszer. Így lesz egy együttműködést támogató rendszerből dokumentum tároló.

Pedig nem kerül sokkal többe egy bevezetés, mint a telepítés. Csak 10x annyit hoz a konyhára.

 

Mit tegyek?

 

Bizton állíthatom, hogy a fenti probléma megoldása egy 10 éves bevezetési és konzultációs gyakorlattal bármelyik cégnél rövid idő alatt megoldható. Ezt a gyakorlatot kellene gyorsan megszerezni. 🙂

Na jó, 10 év gyakorlathoz 10 év kell. Akinek nincs erre ennyi ideje, annak is van egy jó hírem!

Most fut egy olyan (nem nyílvános) “Többet kevesebből!” kampányunk, amelyben kifejezetten olyan cégeket keresünk meg, ahol:

  • Korábban már telepítettek Exchange-et, SharePointot, valamilyen újabb Office verziót (2007, vagy 2010), de nem érzik az egetrengető javulást a cég életében. Vagy legalábbis nem 100%-ban biztosak benne, hogy mindent használnak, és mindent úgy használnak, ahogy azt érdemes. ÉS/VAGY
  • Adott esetben van is a cégnél olyan szakember, aki ezeket a technológiákat ismeri, telepítette, üzemelteti, de hiányzik az a szerepkör, aki ezeket illessze a helyi üzleti igényekhez, folyamatokhoz. ÉS/VAGY
  • Valami más technológiát (Linuxos megoldást, Notes-ot, GMail-t, …) használnak levelezésre és/vagy a feladatok és a munka szervezésére, de kíváncsiak lennének rá, hogy mi van még a nap alatt azon kívül. Megismernék, hogy levélküldésen, vagy feladat nyílvántartáson kívűl mi az a másik 30-40 probléma, ami megoldható más rendszerekben.

Ha ez érdekel, a Kapcsolat oldalon keresztül írj nekünk egy emailt:

  • Az üzenet címe legyen: “Többet kevesebből”.
  • Az üzenetben add meg a Neved + telefonszámod, ahol elérünk!

3 munkanapon belül valamelyik kollégám meg fog keresné a részletekről!

 

Comments

comments

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.