Minden, amit az üzletről tudni lehet – Tanulságokkal

Nyaralás alatt került kezembe Mérő László: Mindenki másképp egyforma című könyve.
Ebben van az alábbi történet egy gazdag uralkodóról,
aki szerette volna megérteni
a “világ összes tudását”.

A történet végül is magáról az informatikáról,
az információk összeszedéséről, feldolgozásáról, kinyeréséről szól.
Ezért itt a helye a blogon.

Tanulságaival együtt…

Az egyik uralkodó hatalma csúcsán kiadta a parancsot udvari tudósainak:
Állítsanak össze egy könyvet, és
ebben mindent szedjenek össze,
amit a világról tudni lehet.

A tudósok neki is álltak.
Messzi földről is bekapcsolódtak a bölcsek a munkába.
Írták éjjel, írták nappal.

Így hosszú évek múlva elkészült a nagy mű.
Ekkor elvitték az uralkodónak.

Amikor az uralkodó meglátta a több szekérnyi kötetet,
tudta, hogy ezt a könyvet élete végéig sem fogja tudni elolvasni.

Ekkor kiadta tudósainak:
Foglalják össze ennek a nagy könyvnek a lényegét
egyetlen rövidebb kötetben.

A tudósok ismét munkához láttak,
és elkezdték összeállítani a kötetet.
Amely “a lényeget” tartalmazza.

Ez is évekbe tellett.
Az uralkodó közben aggastyán lett.
Egészsége is jelentősen magromlott.

Amikor elé tették a könyvet,
amelyben minden tudás lényege volt,
látta, hogy már nem lesz ideje ezt sem elolvasni.

Megkérte ekkor udvari főtudósát,
hogy foglalná össze ennek a könyvnek a lényegét
egyetlen mondatban!

A tudós elgondolkozott.
Miként lehet a világ összes tudásának lényegét
egyetlen mondatban megfogalmazni?

Végül ezt a választ adta az uralkodónak:

“Uram! A lényeg az, hogy a világ bonyolult.”

Mik a történet tanulságai?

A történetnek több tanulsága van.
Ezeket az üzleti életben, saját cégünkre vonatkozóan is érdemes megszívlelni:

1) Először értsd meg a lényeget!

Ha az uralkodó azzal a könyvel kezdi, amelyben a lényeget emelték ki,
akkor többet megérthetett volna a világból.

A lényeg megértése után foglalkozhatott volna a részletekkel.
Ha akar. Ha ezt szükségesnek látja.

Minden cégben vannak olyan információk,
amelyek a lényeget ragadják meg:

  • A konverziós arányok alakulása a marketingedben.
  • Az értékesítés aktuális állása és a következő idszakok előrejelzései.
  • Az ügyfél reklamációk alakulása.
  • Az informatikai rendszerek állás idejének alakulása.
  • Az alkalmazottak fluktuációja a cégnél.
  • Folyamatok átfutási idejének alakulása.

Ezek az információk a kulcs teljesítménymutatók (KPI – key performance indicator).

Ha az infomatikai rendszereid támogatják azt, hogy először a lényeget érts meg,
akkor lehetőséged van dönteni arról, hogy akarsz-e a részletekkel is foglalkozni!

2) A “lényeg” nem mindig elég.

“A világ bonyolult” szólt a végső összegzés.

Ezt a tudós vélhetően értette is, hogy ez mit jelent.
Hiszen ő eddigre a “minden tudást” tartalmazó könyvön,
és ennek “lényegét” kivonatoló köteten is túl volt.

De mit mondott ez az információ “A világ bonyolult” az uralkodónak?
Vélhetően semmit.

Hogy a piacod és a céged működését valóban átlásd, szükséges időnként belelátni a részletekbe is.
Ilyenkor is a lényeget nézed.
Csak a lényeg nem az összképben, hanem a részletekben rejlik:

  • Ha a konverziós arányok romlanak, érdekes, hogy melyik címsor teljesít jobban.
  • Ha az értékesítési össz volumen romlik, érdekes, hogy melyik területen, terméken jelenik meg a csökkenés.
  • Ha az ügyfél reklamációk száma nő, érdekes, hogy mi ennek a fő oka.
  • Ha az IT rendszerk egyre gyakrabban állnak le, fontos tudni, mit kell változtatni.
  • Ha egyre többen lépnek ki a cégtől (vagy egyre több embernek kell felmondanod, mert nem vált be), akkor érdekes, hogy ennek a rossz kiválasztási eljárás, vagy az alkalmatlan főkök-e az okozója. Esetleg a hangulat romlása is lehet figyelmeztető jel.
  • Ha a folyamatok átfutási ideje nő, akkor érdemes tudni, hol van a szűk keresztmetszet.

Szükséges, hogy informatikai rendszereid lehetővé tegyék,
hogy az összkép
áttekintése mellett
a részletek is érthetővé váljanak
számodra.

3) A vezetői döntésekhez összeszedni a lényeget, nem kis feladat.

Az uralkodó elérte az aggastyán kort, amire a tudósai összeszedték az összes információt.
Az is évekbe tellet, amire ezeket az információkat rendezték, és kiemelték belőle a lényeget.

Pedig nem kerestek semmi új információt.
Nem kutattak közben új tudásért,
csak összetették azt, amit már amúgy is tudtak.

A feladat megoldható volt, de nagyon sok időt vitt el.
Mert az információkat utólag kellett rögzíteni.

A cégedben is naponta rengeteg információ keletkezik!
Ráadásul nagy része elektronikusan…

  • Az emailek tartalmazzák a belső megállapodásokat.
  • Idönkét az ügyfelek is így rendelnek.
  • A papír alapú levelezésünknek az eredeti változata általában egy Word dokumentum.
  • A faxok (ha egyáltalán használjuk még) egyre inkább számítógépekre érkeznek, és email-ben továbbíthatók.
  • Telefonhívásainkat hamarosan kizárólag digitálisan intézzük (a mobil hívás is az), vélhetően nemsokára számítógépekről.

A cégek egyre inkább információkkal dolgoznak.
Ezek létrehozása, összekapcsolása, rendezése, elemzése
a megfelelően kialakított informatikai rendszerek segítségével sokkal egyszerűbb.
Sőt csak informatikai rendszerekkel lehetséges.

A döntésekhez a pontos információ pedig
egy cégnek sokszor élet/halál kérdés!

4) A lényeget a tanácsadóid már tudják.

Az uralkodó először próbálta megérteni a világot az összes részletével együtt.
Ezzel kudarcot vallott.

Majd megpróbált megérteni minden részterület legfontosabb dolgait.
Erre lehetett volna esélye, ha nem szorítja az idő.

Végül a végső szó kimondását tanácsadójára bízta…

A történet erről ugyan nem szólt, de itt rájöhetett,
hogy egész birodalmát anélkül képes volt elirányítani,
hogy ismerte volna a világ összes dolgát.

Egyszerűen csak a MEGFELELŐ szakértőkkel, tanácsadókkal dolgozott együtt.

Így van ez a cégedben is!

Ha olyan tanácsadóid vannak az egyes területeken (marketing, pénzügyek, HR, IT, …),
akik azt a területeket értik,
akkor elég, ha a javaslataikat ismered.

Merthogy az igazi tanácsadónak van javaslata, mit tegyél.
És ebben a javaslatban benne van élete minden tapasztalata.

Amire érdemes még figyelned, hogy ahogy az uralkodó sem csak saját birodalmának tudósait kérdezte,
hanem “külhoni tudósok” tapasztalatait is kikérte,
te se felejts el mások, külső tanácsadók tapasztalatait is felhasználni.

Ha ez elegendő egy birodalom elirányításához,
a cégednél is bevállhat…

Persze, azt tudnod kell a megfelelő tanácsadót hogy találhatod meg.

5) A lényeghez sokszor a lényegtelenen keresztül lehet eljutni.

Tengernyi tudást kellett ahhoz feldolgoznia  a tudósoknak,
hogy eljussanak a lényegig.

A végső megallapítás levonását, hogy “a világ bonyolult” is
számos próbálkozás előzte meg, hogy a világot egyszerűen leírják.

Az uralkodó ehhez is biztosította a feltételeket.

A te cégedben is sok “lényegtelen”,
utólag feleslegesnek gondolt
próbálkozás, ötlet, kísérlet, elgondolás
kell ahhoz, hogy helyükre kerüljenek a dolgok.

Az informatikának támogatnia kell ezt a kísérletezést,
az ötletek felvetését,
a közös gondolkodást,
a kreativitást,
az önálló kezdeményezést,
a jövő nagy dobásának megalapozását.

Ha úgy érzed, a történetnek van még a blogunk témájához illő tanulsága,
kérlek osszd meg azt velünk!

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.