Űrtoll és szakóca

"Űrtoll"Urbánus legenda (vagy megtörtént esemény), hogy az amerikaiak milliókat költöttek annak a problémának a megoldására, hogy az űrhajóban, a súlytalanság miatt nem működik a hagyományos golyóstoll. Az oroszok pedig ceruzát használtak fent…

A történet lehet igaz is, és kitalált is. A tanulsága mindenképpen valódi.

Gyakran költünk értelmetlenül olyan dolgokra, amelyekre nem lenne szükség, ha megfelelően használnánk meglévő eszközeinket. Akár a legegyszerűbb eszközeinket is.


Az informatika “szakócája”


Tedd fel a kezed, ha rendszeresen használod az MS Word-öt!
Én is, és szerintem ezzel mindannyian így vagyunk, akiknek egyáltalán érdemes ezt a blogot olvasnunk.

Most az tegye fel a kezét, ahol ő is profin használja, és a cég is elkerüli a sok bosszússágot, amit az informatika ezen egyszerű eszköze (a IT szakócája) jelenthet.

Én tömegesen látom, hogy a Word-öt a következő módon használják.
(Hogy ez miért probléma, erre még visszatérünk…)

  1. A szöveg formázására csak az alábbi elemeket használják: a Félkövér, Dőlt, Aláhúzott, nagyítás, középre igazítás. Természetesen ötletszerűen a szövegben, hol ekkorák, hol akkorák a betűk.
    (Elárulom, ehhez elég a Windowsban ingyenesen benne lévő Wordpad is. Sőt az is többet tud.) Egy ilyen dokumentumot átformázni, vagy több doksiból egy közöset csinálni garantált agyhalál.
  2. Igazítás szóközzel.
    Ez az egyik kedvencem. Amikor valaminek egymás alá kellene kerülnie a szövegben, akkor a második sorban addig nyomja az ember a szóközt, amíg az szemre egymás alatt nem lesz. Amíg nem formázzuk át, vagy változtatjuk meg a lapméretet…
  3. Ügyvédek kedvence: a kézi hivatkozások.
    Amikor a dokumentumban (ajánlatban, szerződésben) utalni kell egy másik fejezetre, táblázatra, ábrára, mellékletre, és az ember ezt kézzel beírja a szövegbe. Akár oldalhivatkozással együtt. Mi lesz az ilyen doksiból, amikor valaki beleszúr egy új fejezetet? Vagy amikor a hivatkozott fejezet új oldalra csúszik. Ki fogja javítani a hivatkozásokat?
  4. A másik ügyvéd kedvenc: kési sorszámozás.
    Amikor egy szerződés 1xx paragrafusa közé az elejére be kell szúrni egyet, és lehet újrasorszámozni az egészet, az ma már NEM MENŐ. Ha ezt csak a fejezet sorszámokkal kell megtenni, az sem menő.
  5. Kézi tartalomjegyzék.
    Nem részletezem. Kézzel készített tartalomjegyzék a hosszabb dokumentumokhoz, oldalhivatkozásokkal. Nekem ne! De ha valaki nem használta jól a stílusokat, akkor más út nincs. Hogy csinálod ezt meg egy nagyobb tender beadása előtti utolsó pillanatban?
  6. Céges levelezés a normal.dot sablonból kiindulva.
    Nem tudom, Te mennyire vagy jó, és az ügyfeleid mekkora türelemmel viselik, hogy semmit nem adsz a megjelenésre, de valahol elszomorító, ha egy cég, vagy hivatal úgy intézi hivatalos levelezését, mintha az még mindig egy mechanikus írógépen készült volna.
    Könyörgöm! Egy informatív és dekoratív fejléc, lábléc, fedőlap már igazán a minimum. És minden dokumentumon egységesen, ha ez a marketing része. Nem igaz, hogy van még olyan cég, akinek nincs egy saját sablonja, ami ezt megoldja a cégben egységesen.
  7. Szétesett táblázatok.
    Egy igényes dokumentumban nem lehetnek olyan táblázatok, amelyeket alig lehet áttkinteni, amelyekben több oldalon már nem követhető, hogy milyen adatokat tartalmaz. Amiben nincs fejléc, lábléc, oldalléc az összesítéseknek. Ahol a szövegek mindenhol “hozzáérnek” a kerethez. Te szeretsz ilyen dokumentumokat olvasni? Ugye, nem. Akkor miért gondolják egyesek, hogy mások igen?!
  8. Elmaradt copy&paste-ek.
    Üzleti dokumentumokban (ajánlat, szerződés, hivatalos levelezés) szépen szokott kinézni, amikor valaki egy korábban, más ügyfélnek készített verzióból indul ki, de elfelejti mindenhol kicserélni az adatokat. Mit szólnak ehhez az ügyfelek? Te mit csinálnál, amikor egy neked készített ajánlatban a konkurenciád nevét olvasod?
    Az ma már nem jelent problémát egy Word-ben készülő ajánlatban, hogy mindössze egyetlen helyen kicserélve az ügyfél adatait az az összes előfordulásban megváltozzon. Sőt az sem, hogy az ügyfél adatai egy adatbázisból, mondjuk egy CRM rendszerből jöjjenek.
  9. Az “egyszer volt dokumentumok”.
    Nem tudom Te találkoztál-e már az “egyszer volt dokumentumokkal”? Egyszer még Te is láthattad őket.
    Ezek azok a dokumentumok, amelyek elkészültek, kinyomtatták, vagy átküldték őket, de azóta nem tudjuk, hol vannak. Vélhetően valamelyik munkaállomás “Dokumentumaim” könyvtárában, ahova alapértelmezésben menti a fájlokat a Word. De hogy melyik gépen, melyik felhasználó Dokumentumaim könyvtárában…
    Pedig beállítható, hogy ez egy szerveren legyen, ahol megtalálható, kereshető, mentés is készül róla…

Na, nem folytatom tovább. Van, aki nem találkozott még ezzel?


Miért van ez így?


Én még nem láttam olyant, aki arra panaszkodott volna, hogy ő milyen rosszul használja a Word-öt. Magamon is csak azt látom, hogy régen milyen rosszul használtam azt. Azt látom, hogy ha ma is úgy kellene használnom, akkor mennyi időt vesztegetnék el naponta.

Ha van, aki azon a szinten használja az eszközt, mint én használtam 10 éve, és mutatok neki valami újdonságot, az általában annyit mond, hogy: “Mutasd még egyszer, hogy csináltad?! De jó!”

Akinek viszont azt mutatom meg, hogy hogy használja nálunk mindenki más rendszerekkel összekapcsolva a Word-öt, az azért ennél többet enged meg magának a csodálkozásból. Kb. így: “Basszus, hol voltatok eddig? Ezzel szenvedünk már X éve!”

Bizony az emberek úgy vannak az ilyen változásokkal, mint a székely kutyája, aki szögben fekszik: időnként felvonyít, de nem megy arrébb, mert annyira még nem fáj.

Pedig egy idő után az ilyen sebek is elfekélyesednek, és akkor már lehet, hogy vágni kell.


Mondjuk, most éppen egy ilyen időszak van, amikor:

  • rövidebb idő alatt,
  • kevesebb hibával,
  • rugalmasabban,
  • kevesebb eszközzel,
  • olcsóbban

kell megoldani feladatokat minden cégben.

Vajon Te meddig engedheted meg magadnak, hogy ne nyúlj hozzá az ilyen apró “helyzetjavító” dolgokhoz is, mint a Szakóca Word helyes használata.

Az október 6-i rendezvényünkön ilyen egyszerű trükkök bemutatásával kezdünk, de a 25. perctől már olyan témáknál fogunk tartani, amely a korábban tartó cégeknél már az “űrtechnológia” kategóriába is eshetnek. (Az úttörőknek ugyanezek  már beépültek a mindennapjaikba.)

Ha érdekel, hogy csinálják mások, gyere el!


* Felelősség elhárítási záradék: A cikkben kifigurázott ügyvéd kitalált személy. Sőt a kitaláció sem saját tapasztalaton alapul. A saját jogászom például kifejezetten erős felhasználó. Sőt. Ugye, Tibor! 🙂




.

Comments

comments

Űrtoll és szakóca” bejegyzéshez egy hozzászólás

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.